Administratie bewaren?

De administratie van een onderneming moet zeven jaar worden bewaard. Dit jaar kunt u dus de administratie over 2008, en alle voorgaande jaren, weg doen. Er is echter een uitzondering: in verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u de gegevens van aangekochte onroerende zaken tien jaar bewaren.

Gegevens van werknemers dienen te worden bewaard zolang de werknemers in dienst zijn. Kopie identiteitsbewijs en loonbelastingverklaringen zullen na einde dienstverband nog vijf jaar bewaard moeten worden. Andere gegevens in de salarisadministratie zult u ook zeven jaar moeten bewaren.

Maar wat moet er bewaard worden? In ieder geval de basisgegevens. Daarbij moet u denken aan het grootboek, de debiteuren-en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie. Om fysieke opslagruimte te beperken, mag u alle gegevens ook digitaal opslaan. Dit moet wel inzichtelijk zijn bij een eventuele controle. Zorg dan uiteraard wel voor een goede back-up.