Vergoeding woon-werkverkeer

De maximale onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer is lang niet altijd kostendekkend. Hoe kunt u hier als werkgever het beste mee omgaan?

De eerste optie is een vaste kostenvergoeding. Wanneer u deze regeling toepast mag u rekenen met 214 werkdagen per jaar. Er is hier rekening gehouden met verzuim vanwege ziekte, vakantie en feestdagen. De eerste vereiste is dat er minimaal 128 dagen naar de werkplek wordt gereisd (voor parttimers moet u deze aantallen uiteraard evenredig verminderen). De vergoeding die u mag geven is 214 x € 0,19 x afstand woon-werk x 2, ook als de medewerker gemiddeld twee dagen in de week thuis zou werken. Zo komt u op een hogere vergoeding uit dan de daadwerkelijke gereden kilometers. Echter moet u wel het reispatroon en de vergoeding onderbouwen met een steekproef.

De tweede optie is gebruik maken van de vrije ruimte in de werkkostenregeling. U kunt een hogere vergoeding per kilometer verstrekken, of bijvoorbeeld de parkeerkosten vergoeden. Let wel op dat wanneer u de vrije ruimte heeft overschreden er 80% eindheffing moet worden betaald. In dit geval is het mogelijk gunstiger om de vergoeding boven de € 0,19 per kilometer via de loonadministratie te bruteren.